È solo attraverso l’analisi dei successi e delle criticità che nascono le strategie più vincenti. Ed è quello che ho fatto io: trent’anni di spietata autocritica su me stessa e sul mio lavoro per elaborare i metodi organizzativi migliori e arrivare al punto focale: la genesi di un evento di successo.
La maggior parte degli event planner crede che i primi passi per organizzare un evento siano nell’ordine: fissare una data, definire il numero di partecipanti, individuare la location ed il catering.
Bè, io no di certo.
Il punto di partenza per me sono gli ospiti.
Ospitare non significa semplicemente organizzare un evento con la miglior coreografia, ospitare vuol dire accogliere nel proprio paese, nella propria casa l’invitato, facendolo sentire a proprio agio, speciale, ma soprattutto unico.
Per far questo è indispensabile conoscere i propri ospiti: in che modo potremmo favorire il loro benessere se non cogliessimo le loro abitudini e le loro passioni?
Sarebbe assolutamente impossibile.
Tranquilli, non sto dicendo che dovreste stalkerare tutto gli ospiti per avere informazioni in merito alle loro preferenze e passioni!
E’ sufficiente analizzare la loro provenienza (indispensabile anche per stabilire data), l’età (che tipologia di servizio e’ più adeguata?) il motivo del loro coinvolgimento alla partecipazione al meeting / cena/ festa (clienti? Possibili clienti? parenti? amici? Fornitori?)
Parlare di origini può risultare banale, ma non c’è nulla che conti di più delle radici. Come si dice? “Paese che vai, tradizione che trovi”, ebbene, non esiste proverbio più vero di questo. Tutti sappiamo che i musulmani non mangiano maiale e non bevono alcool e che agli ebrei deve essere servito pesce senza crostracei, ma siamo sicuri che bastino le informazioni più comuni?
Conoscere le superstizioni di un popolo, ad esempio, può aiutarci a comprenderne meglio la mentalità e soprattutto evitare spiacevoli gaffe.
Ogni paese ha le proprie credenze, spesso buffe, ma talvolta profondamente radicate e per questo vanno rispettate.
Qualche dritta ?
- mai far accomodare un ospite giapponese al tavolo numero 4, (numero del malaugurio) significherebbe fagli andare di traverso la cena: se volete dare un valore aggiunto alla vostra ospitalità assegnategli sempre il numero 8!
- Mai creare scenografie totalmente bianche (tovaglie, fiori ecc...) in presenze di ospiti cinesi (il bianco e’ assenza di vita per loro)
- Per gli anglosassoni un gatto nero che attraversa la strafa e’ di buon auspicio per un matrimonio... qualcuno di voi ha un gatto nero che potrebbe far passeggiare in una location in Toscana per il sette giugno ?
- In Russia il sale è collegato all’amore e al matrimonio. Si dice che piatti troppo salati siano indice di una preparazione da parte di una donna innamorata. (Accertatevi che i piatti serviti durante un banchetto nuziale non siano insipidi)
E voi ?
