Buongiorno, come avrete letto dalla mia biografia, da anni mi occupo di eventi e gestisco l’organizzazione e il coordinamento di uno dei più rinomati catering del territorio nazionale ed internazionale (DA VITTORIO tre stelle Michelin).
In virtù di questo mio doppio ruolo spesso mi ritrovo ad interfacciare (quando sono responsabile del catering) non con il cliente diretto ma con la figura preposta all’organizzazione del matrimonio: la wedding planner.
In tutta onestà devo dire che le professioniste incontrate fin’ora (parlo anche a nome dei miei colleghi) sono pochissime mentre le “da oggi sono una wedding planner“ stanno spopolando in tutti i social.
Fate attenzione a questo titolo, spesso attribuito dopo un corso di 4 ore o auto-convertito dopo l’organizzazione di un matrimonio che spesso coincide con il matrimonio della wedding autoproclamata.
I rischi di affidarsi ad una weddig planner con poca conoscenza e, soprattutto esperienza sul campo, sono numerosi, ma il più importante, quello che voglio trattare in primis è:
LO SPERPERO FINANZIARIO
I preventivi iniziali non rispettano mai il conto finale, la discordanza preventivo/conto finale sta nell’incapacità di elaborare un progetto completo che fornisca dettagli e spese tecniche, associate alla scelta della location, del catering, dell’intrattenimento ecc. Non è sufficiente avere l’elenco dei costi delle location, del menu, dell’allestimento floreale.. è indispensabile “pretendere” di conoscere ogni costo correlato alla realizzazione del progetto:
La location può ospitare in spazio coperto tutte le fasi dell’evento in caso di maltempo?
“Dieci giorni prima del matrimonio abbiamo dovuto spendere... perché non c’era spazio per fare l’aperitivo al coperto...”
“Non sapevamo che oltre al costo già alto della location ci fosse un costo così alto della barca per portare tutte le attrezzature sull’isola!”
Come è l’accessibilità agli spazi? Serve un servizio facchinaggio? I camion hanno accesso? Serve occupazione suolo pubblico?
“Non eravamo a conoscenza che per accedere nel centro città in orari necessari ai fornitori servissero i permessi a pagamento”
Esistono già arredi oppure occorre noleggiare tutto?
“Abbiamo affittato la location senza sapere che avremmo dovuto noleggiare tutti gli arredi per la cena”
“Non sapevamo che non esistesse uno spazio per il catering e quindi avremmo dovuto noleggiare una tenda cucina”
KW della location... Serve un gruppo elettrogeno per poter soddisfare le esigenze elettriche di tutti i fornitori?
”Il costo del gruppo è stata una sorpresa finale, non sapevamo che la location non permetteva l’uso di bombole gas e quindi erano necessari 40 kw per far funzionare la cucina del catering...”
“Abbiamo accettato la proposta dello spettacolo senza conoscere l’esigenza del noleggio di un gruppo elettrogeno per poter avere corrente per la scenografia...”
Un preventivo iniziale elaborato da una professionista deve comprendere tutte le voci di spesa (occulte per chi non è del mestiere, cioè per il cliente) necessarie per poter svolgere l’evento e in linea con le richieste degli sposi.
Un consiglio?
Fidatevi di chi ha il coraggio di dirvi NO, questa location non è adeguata alle vostre esigenze, anche quando vi vede innamorati del posto... Di chi prima di confermare un servizio vi fornirà maggiori dettagli e costi di realizzazione specifici; di chi parla di possibilità di pioggia, sicuramente il giorno del vostro matrimonio non pioverà, ma se dovesse... Un buon piano B non vi farà mai stare in ansia una settimana prima e non vi farà scoppiare in lacrime il giorno dell’evento (rovinandovi il trucco!)
